はじめに

不動産仲介業へ参入を検討している方は、具体的にどんな業務があるのか？気になる方も多いと思います。
不動産の実務と聞くと営業職をイメージしがちですが、その営業活動を円滑に進める上で「事務サポート」は欠かせない存在です。
今回は、三重県で事務サポートとして活躍されている株式会社いつき家 金山様にインタビュー。
未経験からこの仕事を選んだ背景、日々の具体的な業務、やりがい、そして今後の目標まで、率直な言葉で語っていただきました。

今のお仕事を始めた背景を教えていただけますか？

私はお客様と直接関わるよりも、裏方としてサポートする、縁の下の力持ちのような役割の仕事に興味がありました。

以前は工場勤務でしたが、仕事にやりがいを見出せず退職しました。その後、新しい仕事を探している中で、偶然この会社に出会い、直感的に「ここだ！」と感じて事務サポートとして働くことになりました。

実は事務職も不動産業界も未経験で、最初から明確な目標があったわけではありません。
ただ、当社のホームページを見た際に、とてもアットホームで働きやすそうな雰囲気が伝わってきて、それが決め手となって応募させてもらいました。

どんな求人媒体を見ていましたか？

主に転職サイトを利用していました。ハローワークにも求人が出ていたようですが、そちらはほとんど見ていませんでした。転職サイトから会社のホームページに飛んで、どんな会社なのかを確認していました。
実は、他社には応募しておらず、本当に直感的に「ここだ！」と感じたのが今の会社だけで、一本勝負でした。

入社当時は他に何名くらいいらっしゃったんですか？

最初は社長が営業を一人で担当されていて、間取り作成の担当が一人いました。
私がそこに入社し、物件の登録や入力作業が私の主な業務となりました。

今の具体的な業務内容を改めて教えていただけますか？

まずは朝の開店準備ですね。店内の清掃や準備から始めます。
それから、朝一番で新しい物件の抽出を行います。

物件の入力に際して、物件確認（物確）や資料請求などを私が担当するのですが、営業さんにも手伝ってもらうこともありますね。
抽出した後は入力作業を進めます。最近は預かり物件が増えてきたので、レインズやアットホームへの登録や更新作業も行っています。

他には物件の調査もしています。事務所からできるライフラインの確認などは私が担当していて、あとは預かり物件があった時の更新申出書の送付や、営業さんから依頼された追客用の郵送物の準備なども行います。

物件王（管理システム）の更新、イベント情報や休日のカレンダーの管理、マスター情報や業者情報の統合・整理も業務の一つです。
業者の数が増えてきて入力が大変なので、そういったデータ整理もこまめにしています。

あと、事務所にかかってくる電話の対応も重要な業務ですね。

業務の中で一番時間がかかったり、大変だなと思うところはどの部分ですか？

「この仕事を進めたい！」と思っている時に電話が鳴ると、「ここまでやりたかったな」と感じることはありますね。
お客様対応との同時進行は、やっぱり大変だと感じます。
あとは、個人的に一番苦手なのが「重要事項説明書の製本」です。本当に苦手で、一番苦労する作業ですね（笑）。

事務サポートを始めたとき、一番最初に習得するのに苦労したのはどこでしたか？

やっぱり、今でも課題になっている「重説（重要事項説明書）の製本」ですね。
社長も手伝ってくださるのですが、とても簡単そうにされているのに、自分はなかなかうまくできなくて…。正直、悔しい気持ちになりますね。
「簡単そうに見えるのに」という感じで、意外な苦手ポイントです（笑）。

電話対応はどうでしたか？苦戦したことはありませんでしたか？

確かに入社当初は、相手の温度感も分からないので、電話する際はかなり緊張しました。中には冷たく対応される業者さんもいますし、入社当初は業界用語が全く分かりませんでした。そういうこともあって苦手意識はありましたが、今はもうだいぶスムーズに対応できるようになりました。

社長が一人で営業されていた頃はとても忙しそうだったので、「〇時に内覧したいんだけど電話してくれる？」といった形で、積極的に電話対応の機会を作ってもらいました。物件の入力や物件確認なども、私が一人で担当しなければならない状況だったので、最初は抵抗感がありながらも続けていたら、意外と慣れていきましたね。

一番好きな業務は何ですか？

戸建ての間取り作成が一番好きで、とても楽しいです。
マンションの間取り作成は、グリットを細かくしないと入力出来ないことが多く苦手なので、戸建て入力のほうが好きです！
きれいにグリッドに収まると気持ちがいいです。

間取り作成の工夫はどんなことをしましたか？

正直、やらざるを得ずやっていたという部分もあり、初めはそんなに好きではなかったかもしれません。
「さあ、やろう」という感じで取り組んでいました。間取りクラウドなどのシステムも、やり込んでいると癖が分かってきて、こうすれば早くできる、というコツを掴めるようになりました。

意識していたことは「今日は絶対にこの物件まで終わらせる」など、時間を決めて取り組むようにしていました。特に時間を取って特訓したというわけではなく、時間を意識することで自然とスピードも上がって、本当に日々の業務で慣れていきました。

あとは多分、負けず嫌いな性格なのもあると思います。
時間を決めてやるというのは、入社した時に社長が「日々の業務を見て、何に一番時間がかかっているか見てみるといいよ」と言ってくれて。その時にやはり間取りに時間がかかってしまうことがあったので、社長の言葉をきっかけに早くやる方法を意識するようになりました。

物件王のサポートについて、何か印象に残ってるエピソードはありますか？

今は事務サポートが私1人で、営業は社長を含め3人います。
事務方でしか相談できない悩みや、社内では共有しにくい部分も多少あるので、そういったことを物件王の事務サポート専用のチャットで相談できたのはすごく嬉しかったです。

特に印象に残っているのは、3月に姫路で行われたサポートスタッフの勉強会です。オンラインではなく実際に顔を合わせて行われたので、他の加盟店さんの事務サポートさんとチャット上だけでは縮められない距離感や、どんな方なのかという温度感も分かってとても嬉しかったです。

営業さんとのコミュニケーションで意識していることはありますか？

業務以外の話をすることですね。例えば、「お腹すいたな」とか「最近新しいラーメン屋さんできたね」といった雑談です。

普段から些細な会話をしていると、「さっきのお客さん、どうやった？」とか、「この方、希望条件が難しいな」という話も自然と出てきます。
それができていると、私が新規物件を取り込んでいる時に「この間の〇〇さん担当のお客さん、この物件が合ってるんじゃないかな？」と気づくこともあります。

本当に和気あいあいとした雰囲気でやっていますね。些細なコミュニケーションが、思わぬ業務のヒントに繋がっていきます。

活躍している金山さんから見て、どんな方が事務サポートに向いていると思いますか？

「営業さんとのバランスも取れて、一匹狼のようなタイプにならない方」が向いていると思います。

事務サポートがいてこその営業さんでもありますし、営業さんがいてこその事務サポートなので。営業さんがいないと私たちも仕事がなかったり、事務サポートがいないと業務が捗らなかったりする部分もあるので、やはり「分かり合える関係」が一番大切だと感じました。

お互いがリスペクトし合えるような関係性ですね。

経験やスキルはあまり関係ないと思われますか？

そうですね。私自身、パソコンも本当に苦手で、WordやExcelも分からず、ショートカットキーがどこにあるのかも分からない中で入社しました。でも、そういうことは使っているうちに慣れますし、不動産の用語を覚えるのは少し難しかったですが、そこをクリアすれば大丈夫です。

物件王さんのサポートが本当に手厚くて、Chatworkなどで質問すればすぐに返事をもらえるので、そういったサポート体制があれば全然問題ないと思います。本当に誰でもなれると思います。

今後の目標はありますか？

サポート業務は一通り自分でできるようになったので、個人的な目標として将来的には、総務経理も担当できるようになれたらいいなと思っています。

あとはSNSをもう少し強化したいと考えています。今は全然力を入れられていないので、ショート動画やInstagramなども積極的に取り組んでいきたいです。

現状の業務を手放さないと難しい部分もありますが、今後、もしかしたら後輩が入社してくるかもしれないので、その時には業務を教える立場になることもあるかもしれません。

物件王のサポートについて、何か期待することはありますか？

これはとても考えたのですが、今までも本当に満足というか、とてもサポートしてもらっているので、「これ以上」となると何も思いつきませんでした。

最後に、今後事務サポートさんを目指す方、また不動産を始める際に事務に関わる方にメッセージをお願いします！

先ほども言ったように、パソコン操作は、キーボードのどこに何があるのか、F7キーが何なのかも分からない状態で入社しても、使っているうちに慣れるので本当に大丈夫です。

不動産の用語を覚えるのは最初は少し難しいかもしれませんが、そこをクリアすれば、あとは物件王さんのサポートが本当に手厚いです。
Chatworkなどで質問すればすぐに返事がもらえたりするので、心配いりません。きっと誰でも活躍できると思います。